Introduction
Dispute Manager est une interface sécurisée en ligne conçue pour permettre aux commerçants et aux clients de gérer les litiges de vente (rétrofacturations et demandes de renseignements). Elle aide à simplifier les processus administratifs, à accélérer les délais de réponse et à fournir des outils pour la gestion des coûts liés aux litiges de vente. Ce guide sert de manuel de référence rapide et non de formation complète.
Chapitre 1 : Aperçu du produit et avantages
Fonctionnalités clés
Gestion des litiges de vente : Traitement automatisé des dossiers avec documentation détaillée.
Gestion des rétrofacturations : Notifications électroniques et réponses aux rétrofacturations afin de prévenir les pertes.
Contrôles financiers améliorés : Priorisation et gestion de l’inventaire des litiges.
Facilité d’utilisation : Accès en ligne aux détails des litiges et aux processus de résolution.
Chapitre 2 : Exigences techniques
Configuration système minimale
Navigateurs Web pris en charge : Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox.
Téléversement d’images : TIFF, BMP, GIF, JPEG, PNG, PDF compressés (max. 5 Mo, noir et blanc, 200 DPI).
Résolution d’écran : 1024 x 768 (recommandée).
Chapitre 3 : Inscription
Dispute Manager est accessible via BusinessTrack.com.
Les commerçants doivent s’inscrire à Business Track avant d’utiliser le système.
Veuillez contacter votre gestionnaire de compte ou le service à la clientèle pour obtenir les détails d’inscription.
Chapitre 4 : Connexion au système
Étapes de connexion :
Accédez à https://www.businesstrack.com.
Sélectionnez MERCHANT LOGIN et saisissez vos identifiants.
Choisissez DISPUTE MANAGEMENT dans le menu déroulant des applications.
Assurez-vous que les fenêtres contextuelles (pop-ups) sont activées dans votre navigateur.
Étapes de déconnexion :
Cliquez sur le bouton X LOG OUT dans le panneau de contrôle.
Le système vous redirigera vers la page d’accueil de Business Track.
Chapitre 5 : Panneau de contrôle
Le panneau de contrôle contient des icônes permettant d’accéder aux fonctions essentielles du système :
Actualiser (Refresh) : Met à jour les données actuelles.
Aide (Help) : Ouvre le système d’aide en ligne.
Recherche (Search) : Permet de trouver des dossiers de rétrofacturation et de demandes de renseignements.
Déconnexion (Logout) : Met fin à la session.
Changer de commerçant (Switch Merchant) : Permet de changer de profil commerçant (si activé).
Critères de recherche de dossiers
• Numéro de dossier
• Numéro de commerçant
• Numéro de référence
• Montant du litige
• Identifiant de transaction
• Numéro de carte (complet / tronqué / masqué)
Chapitre 6 : Écran d’accueil
L’écran d’accueil fournit :
Liens rapides : Accès aux guides, aux codes de motifs et aux calendriers de maintenance du système.
Bulletins : Affiche les mises à jour du système et les alertes importantes.
Chapitre 7 : Files d’attente
L’écran des files d’attente est divisé en :
Sélecteur de file d’attente (Queue Selector) – Catégorise les litiges ouverts.
Suivi des travaux (Work Tracker) – Liste les dossiers traités au cours d’une journée donnée.
Liste de travail de la file (Queue Worklist) – Vue détaillée des dossiers assignés.
Types de files d’attente :
• Alertes de rétrofacturation
• Alertes de demandes de renseignements et de réclamations
• Rétrofacturations Visa, MasterCard, Discover, Amex
• Arbitrage, conformité et recouvrement
Calendrier de suppression automatique des dossiers :
Rétrofacturations : Supprimées 20 jours après la date limite.
Accusés de réception : Supprimés 60 jours après la date du message.
Demandes et réclamations : Supprimées 10 jours après la date limite.
Chapitre 8 : Écran des dossiers
Fichiers de dossier
Les dossiers sont organisés en :
Paquet de sortie (Output Package) : Documentation provenant des services marchands.
Documents fournis par le commerçant (Merchant Supplied) : Documents téléversés par les commerçants.
Onglets disponibles sur l’écran des dossiers :
Notes utilisateur (User Notes) : Affiche les notes précédentes du dossier.
Transactions/Crédits (Trans/Credit) : Liste les transactions récentes liées au litige.
Enregistrements d’autorisation (Auth Records) : Fournit les détails d’autorisation.
Actions : Permet de soumettre une réponse au litige.
Messages : Messages internes liés au litige.
Actions liées aux rétrofacturations :
Contester/Annuler une rétrofacturation (Dispute/Reverse Chargeback) – Téléverser des documents pour contester la rétrofacturation.
Accepter la rétrofacturation (Accept Chargeback) – Accepter la responsabilité du litige.
Crédit émis (Credit Issued) – Confirmer le remboursement au titulaire de la carte.
Mettre en attente (Pend for Time) – Retarder la réponse jusqu’à la réception de la documentation requise.
Actions liées aux demandes de renseignements (Inquiry & Claim) :
Réponse à une demande (Retrieval Response) – Téléverser les reçus de vente.
Impossible de répondre à la demande (Unable to Fulfill Retrieval Request) – Indiquer que les documents sont manquants.
Annuler l’action (Undo Action) – Annuler une action avant la fin de la journée de traitement.
Chapitre 9 : Foire aux questions (FAQ)
Questions fréquentes
Puis-je accéder à Dispute Manager en tout temps ?
Oui, 24 h/24 et 7 j/7, sauf pendant les périodes de maintenance planifiées.
Où puis-je trouver les nouvelles rétrofacturations ?
Dans la file d’attente All Chargebacks/Exceptions.
Comment localiser un dossier spécifique ?
Utilisez la fonction Recherche (Search).