Lorsqu’un retour ACH survient, il est important pour les commerçants d’agir rapidement et avec prudence afin de résoudre la situation. Voici un guide étape par étape des actions recommandées :
1. Comprendre la cause du retour ACH
Commencez par contacter le client afin de comprendre pourquoi le paiement ACH a été retourné. Les raisons courantes peuvent inclure des fonds insuffisants, des comptes fermés ou des blocages sur le paiement.
Au besoin, clarifiez la situation avec le client et discutez de tout problème ou préoccupation qu’il pourrait avoir concernant la transaction.
2. Choisir une approche pour recouvrer le montant dû
Vous disposez de deux principales options pour gérer la situation :
Option 1 : Redébiter le même compte bancaire
Si le compte d’origine est toujours actif, vous pouvez autoriser un nouveau débit pour le montant en souffrance.
Coordonnez-vous avec le client afin de confirmer quand les fonds seront disponibles.
Option 2 : Utiliser un autre compte bancaire
Si le compte d’origine est fermé ou bloqué, obtenez l’autorisation du client pour traiter le débit à partir d’un autre compte bancaire. Assurez-vous que le client fournit des informations de compte exactes et à jour.
3. Obtenir les autorisations requises
Assurez-vous toujours d’avoir le consentement explicite du client avant de tenter toute nouvelle transaction de débit. Cela est essentiel pour respecter la réglementation et maintenir la confiance du client.
4. Coordonner avec votre banque
Avant de retenter un débit, communiquez avec votre banque afin de vous assurer que la transaction sera approuvée.
Confirmez que l’identifiant de l’entreprise ou le descripteur associé au débit (par exemple votre processeur de paiement ou fournisseur de services) est autorisé afin d’éviter d’autres refus.
5. Communiquer avec le client
Tenez le client informé tout au long du processus de résolution. Cela inclut la communication des actions prévues, comme un nouveau débit sur son compte ou l’utilisation d’un autre moyen de paiement.
Fournissez des instructions claires concernant les prochaines étapes nécessaires de son côté pour faciliter la résolution.
En suivant ces étapes, les commerçants peuvent gérer efficacement les retours ACH tout en maintenant la transparence et la confiance avec leurs clients. Pour obtenir de l’aide supplémentaire, contactez votre processeur de paiement ou votre banque.