Les rétrofacturations peuvent survenir pour diverses raisons, notamment des transactions frauduleuses ou des contestations liées au mode de paiement. Pour répondre efficacement, vous devez soumettre une documentation précise selon le type de litige.

Vous trouverez ci-dessous un guide complet des documents requis ainsi que des recommandations adaptées aux situations les plus courantes.

Les documents suivants sont généralement requis pour répondre à une rétrofacturation :

Incluez tout document pertinent lié à la transaction, tel que des factures, contrats ou reçus de vente, ainsi que toute empreinte de carte ou documentation portant la signature du client.

Fournissez une copie des conditions générales applicables, si disponibles.

Présentez une preuve de livraison des biens ou services concernés. Une preuve de livraison signée est préférable.

Incluez toute correspondance ou communication avec le titulaire de la carte concernant la vente ou le service contesté. Cela peut appuyer la validité de la transaction.

Rédigez une lettre concise décrivant les circonstances entourant la transaction, incluant les éléments qui appuient votre position. Par exemple, indiquez si la transaction a été autorisée par le titulaire de la carte ou précisez tout autre point pertinent.

Pour une contestation liée à une fraude dans le cadre d’une transaction sans présentation de carte (CNP), suivez les exigences générales ci-dessus.

Assurez-vous de :

Lorsque la transaction est contestée au motif qu’elle aurait été réglée par un autre moyen de paiement, soumettez les documents généraux mentionnés ci-dessus.

De plus :

Soumettez toujours la documentation requise avant la date limite indiquée dans l’avis de rétrofacturation afin d’assurer le traitement approprié du litige.

Assurez-vous que votre soumission est claire, concise et bien structurée afin de faciliter l’examen par l’émetteur de la carte.