Lorsqu’il s’agit de dossiers de rétrofacturation, une documentation adéquate et une présentation claire des preuves sont essentielles. Ci-dessous, nous présentons la documentation requise et les meilleures pratiques pour soumettre vos preuves afin d’assurer un processus fluide et efficace.
Exigences de preuve pour les dossiers de rétrofacturation
Pour appuyer votre défense dans un dossier de rétrofacturation, vous devez fournir des preuves complètes et pertinentes. Assurez-vous d’inclure :
Preuve que le client (invité) était informé des frais
Joignez des documents de réservation ou des captures d’écran du site Web de réservation qui indiquent clairement les frais, y compris les frais de complexe (resort fees).
Incluez des cartes d’enregistrement clairement signées démontrant que l’invité a accepté les frais.
Fournissez des folios ou des factures comme preuves supplémentaires de la transaction.
Meilleures pratiques pour soumettre des preuves de rétrofacturation
Suivez ces meilleures pratiques pour compiler et soumettre vos preuves :
Soumettre toutes les preuves en un seul dossier complet
Regroupez tous les documents de défense dans un seul dossier complet avant la soumission.
Cela évite d’oublier des documents importants.
S’assurer que la soumission est définitive
Une fois les preuves soumises, il est souvent impossible d’ajouter de nouveaux documents par la suite. Vérifiez l’exhaustivité de votre dossier avant de soumettre.
En suivant ces lignes directrices, vous renforcerez l’efficacité de votre défense en cas de rétrofacturation et réduirez le risque de malentendus ou de soumissions incomplètes.